meHRdigital: #1.1 Treiber und Nutzen der Digitalisierung in HR

Beginnen wir mit dem „allgemeinen Trend“:
Wir haben keine aktuelle Trendstudie gefunden, in der die Digitalisierung nicht als einer der Megatrends hingestellt wird (1). Das Thema ist zweifelsohne en vogue. Die Möglichkeit, zum einen heutige Abläufe (zumindest teilweise) automatisieren zu können und gänzlich neue Verfahren, die bis vor kurzem noch Fiktion waren, nun relativ einfach realisieren zu können, führt zu Begeisterung bei Forschern, Technikern, Beratern und Gründern. Neue HR Tech Unternehmen sprießen aus dem Boden, teilweise mit enormen Fantasien, was die zukünftige Wertschöpfung anbelangt. 
Doch dies ist nicht nur eine fragile Seifenblase, die folgenden Treiber untermauern den allgemeinen Trend:

HR sieht sich in sehr vielen Organisationen einem hohen Effizienzdruck ausgesetzt. Die HR-Funktion trägt in der Regel nur indirekt zur Wertschöpfung einer Organisation bei. Auch wenn die Kosten für das Personalmanagement gemessen an den Gesamtkosten einer Unternehmung meist nur einen kleinen Anteil ausmachen, ist als Overhead-Funktion dennoch der Nachweis zu erbringen, dass effizient gewirtschaftet wird. Die Themendichte nimmt, z. B. mit höheren Nachweispflichten durch steigende Reglementierung, engeren Arbeitsmärkten, hohen Changebedarfe etc. zu, Kapazitätsaufbau in HR ist aller Regel aber schwer zu verargumentieren. Tätigkeits- und Prozessanalysen (s. auch HR-Quickcheck) zeigen oftmals augenöffnende Ergebnisse, wie viel Kapazität in HR immer noch aufgewendet wird, um rein transaktionales, administratives Geschäft zu verrichten. So werden z. B. immer noch 

• manuell Schreiben erzeugt, die sich automatisieren ließen, 
• Einverständniserklärungen und Kenntnisnahmen mühsam "zu Fuß" eingeholt
• Checklisten manuell gepflegt
• Genehmigungen schriftlich oder per mail eingeholt und nachverfolgt, 
• Fristen- und Gültigkeitsnachverfolgung manuell gepflegt

Viele weitere einfachste Abläufe benötigen hohe Ressourcen, insbesondere dann, wenn sie nicht im Regelprozess laufen, sondern einzelnen Personen „hinterhergerannt“ werden muss. Das größte Effizienzpotenzial liegt in den HR Service Prozessen, die durch konsequente Digitalisierung häufig um bis zu 80% schlanker organisiert werden können.

Weiterer Treiber für den Vormarsch der Digitalisierung in HR sind rechtliche Anforderungen:

Die Umsetzung der EU-DSGVO hat gezeigt, dass das Thema Datenschutz kein triviales ist, insbesondere für HR. Manchmal wirkt es so, als würde die Digitalisierung eher dazu führen, dass der Aufwand höher wird: Da wir mittlerweile so viele Daten vorliegen haben, müssen wir jetzt hohen Aufwand treiben, um mit „richtigen“ Löschkonzepten sicherstellen zu können, dass diese auch wieder vernichtet werden, wenn der Zweck wegfällt. Viele Datenschutzthemen gelten komischerweise wirklich nur für digitale Daten, gleiche Informationen auf dem Collegeblock festgehalten, fallen oftmals nicht darunter, was schon amüsant ist. Doch schauen wir auf die echten Probleme unvollständiger Digitalisierung: Echte Risiken, die für eine Organisation schnell zu sehr empfindlichen Strafen führen kann, sind „unfreiwillige“ oder nachlässige Datenspeicherungen in der Bürokommunikation und auf lokalen Verzeichnissen. Wer kennt folgende Beispiele nicht auch: 

• Das ansprechende Profil des Bewerbers wird schnell per Email an den Kollegen im Nachbarbereich weitergeleitet. Aber wer stellt später sicher, dass die personenbezogenen Daten aus mind. zwei Postfächern gelöscht werden? Vielleicht hat der Empfänger das Profil auch noch lokal gespeichert. Wird nicht innerhalb eines Tools gearbeitet, ist der Datenschutz hier nicht sicherzustellen.
• Das Zwischenzeugnis für die Kollegin bedarf noch kleiner Änderungen, der Entwurf wird zwischen HR, Führungskraft und Mitarbeiterin per Mail ausgetauscht, Änderungsvorschläge eingearbeitet und dann final erstellt. Sind noch Versionen auf diversen Speicherverzeichnissen vorhanden? Dies gilt für jegliche über die gängigen Textverarbeitungsprogramme erstellten und bearbeiteten Dokumente mit personenbezogenen Daten: Sobald ein Speichern auf frei wählbaren Verzeichnissen und Medien möglich ist und der Versand über mail erfolgen kann, ist die Einhaltung des Datenschutzes nicht mehr zu gewährleisten
• Die zahlreichen in HR noch vorhandenen Tabellenkalkulationen bedürfen wohl kaum einer weiteren Erwähnung. Das führende HR-System ist immer noch Excel, die damit einhergehenden Probleme sind aus obigen Erörterungen hoffentlich erkannt.

Neben dem Datenschutz gibt es weitere Treiber aus rechtlicher Sicht: Nachweispflichten zum Beispiel zur Einhaltung der Arbeitzeitgesetze, zur Belegung von Pflichtschulungen, Anforderungen an die elektronische Kommunikation mit Behörden und nicht zuletzt sogar bahnbrechende Innovationen wie der elektronische Krankenschein ziehen Digitalisierungsbedarfe in HR nach sich.

Wichtiger Treiber sind auch die Erwartungshaltungen und konkreten Anforderungen der direkten Kunden von HR. BewerberInnen, Mitarbeitende, Führungskräfte, auch Vorstand und Aufsichtsrat werden oftmals noch enttäuscht, wenn sie in HR-Prozese eingebunden oder HR Ergebnisse präsentiert werden. Zumindest fehlt in den allermeisten Unternehmen ein positiver Überraschungseffekt. Im privaten Umfeld sind alle Anwender mehr gewöhnt. Bei der online Buchbestellung erhalte ich gleich Empfehlungen, was mir ansonsten noch gefallen könnte. Beim der Anmeldung zu einer Qualifizierungsmaßnahme fehlt dies zu meist. Spiele ich mit dem Gedanken, meine Arbeitszeit zu reduzieren, finde ich selten im HR Auftritt den online Rechner, was das unterm Strich für mich finanziell bedeutet, ich muss im Internet suchen. Die Arbeitgeberbescheinigung über meine Arbeitszeit zur Vorlage beim Kindergarten muss ich mühsam beantragen und bekomme diese dann zugestellt, echter Self-service geht anders. Informationen über meine Kollegen zur Stärkung der virtuellen zusammenarbeit finde ich eher auf den diversen social media Kanälen, als im Unternehmen. Auch die exernen Plattformen sind häufig für das Thema Zusammenarbeit die bessere Alternative. So werden What’s app, slack und Co. gerne auch innoffiziell in Arbeitsgruppen und Projekten genutzt, da unternehmensseitig nichts vergleichbar nützliches zur Verfügung gestellt wird. 

Weitere Erwartungshaltungen resultieren zu recht aus den sich rasant ändernden Rahmenbedingungen. Unsere sogenannte VUCA Welt, hohe Homeofficequoten zu Pandemiezeiten, virtuelle Teams, neue Formen der Zusammenarbeit und sogar komplett agile Strukturen ohne die klassische hierarchische Führung bedürfen einer anderen Unterstützung durch HR. Viele Themen lassen sich nicht mehr im physischen one o one klären. HR Tools und Prozesse funktionieren nicht mehr in der einen Standardkonfiguration, sondern müssen schnell adaptierbar sein. Nehmen wir Stellenbeschreibung, Mitarbeitergespräch und Zielvereinbarung: Nur drei Klassiker, die papierbasiert und in wenigen Varianten heute kaum noch funktionieren können. Hier bedarf es kontextsensitiver online Angebote, modulare Tools, die bestmöglich ad hoc an die Situation angepasst werden können. 

Und nicht zuletzt sollten wir uns auf die technologischen Treiber vorbereiten, die zu radikalen game changern werden können: web3, blogchain und Co. werden in absehbarer Zeit und nicht erst in ferner Zukunft die Art und Weise wie wir Personalarbeit verrichten, radikal verändern. Ein Beispiel hierzu: Oben haben wir die Datenschutzaspekte thematisiert, das Problem, dass Unternehmen jederzeit auf Knopfdruck sagen können müssen, was sie über ein Individuum elektronisch gespeichert haben. Dieses Thema kann durch neue Technologie sehr kurzfristig obsolet werden: Folgendes Szenario ist technisch bereits realisiert, es fehlt nur noch an mutigen Organisation, die hier den ersten Schritt gehen: Mitarbeitende sind die alleinigen Eigner ihrer Daten. Sie selber stellen die Speicherung ihres Datencontainers beim Hostingpartner ihres Vertrauens sicher. Meine eigenen Daten bleibt in meinem Hoheitsgebiet. Mein Arbeitgeber, wie auch alle andere externen Stellen, die ein berechtigtes Interesse an ausgewählten Daten haben, erhalten über eine blogchain gesteuert den Zugriff auf diese. Eine Speicherung personenbezogener Daten außerhalb des persönlichen Datencontainers ist nicht mehr notwendig (mehr hierzu im später folgenden zweiten Kapitel dieser Blogserie).

Neue Konzepte wie z. B. „social tockens“ können zur neuen Währung werden, ‚souvereign inidivuals‘ zu ganz neuen Beschäftigungsverhältnissen führen. Bei Interesse empfehlen wir hier vertiefende Lektüre (2).

Effizienz durch Automatisierung:
Wie oben beim Effizienztreiber bereits erwähnt, das Potenzial zur Reduzierung manueller Tätigkeiten ist enorm. Besonders hervorheben wollen wir alle Prozesse rund um

• das Erzeugen, Kontrollieren, Versenden, Nachverfolgen, Archiviren von Dokumenten jeglicher Art
• Erfassen, ändern, genehmigen, nachverfolgen von Datenänderungen bei Daten der Mitarbeitenden und der Organisation (Stellen, Einheiten, Unter-/Überstellungen), wie sie bei jedem Work- und Life- Event anfallen
• Einwilligungen/Einverständniserklärungen, Kenntnisnahmen, Nachweispflichten, Überprüfungen, Dokumentationspflichten, …
• Beantragungen und Zustimmungen

Alles keine „sexy“ Prozesse, selten Gegenstand bunter Vertriebspräsentationen der HR-IT Systemanbieter, aber Schlüssel zur Erschließung neuer Freiräume für HR. Und wirklich effizient ist der digitale Support solcher Themen, wenn Prozesse sehr leicht angepasst und ggf. selber aufgesetzt werden können. Sogenannte Low-coding Umgebungen helfen, ohne groß Programmierkenntnisse Workflows, ja sogar mobile Apps schnell, zum individuellen Bedarf passend, umsetzen zu können. Willkommen in der agilen Welt. Mehr hierzu in unserem goldenen 2. Kapitel dieser Blogreihe.

Neben der deutlich besseren Effizienz ermöglicht HR-Digitalisierung aber auch eine höhere Effektivität. Wir können zukünftig mehr erreichen, als bisher. Einige Beispiele auch hierzu:

• Chatsbots, die Anfänge der AI in HR (hierzu mehr im Kapitel 2 unserer Blog-Reihe), ermöglichen einen komplett neuen Zugangskanal zu HR-Leistungen. Der Nutzen liegt auf der Hand: Zum einen muss sich die Anwenderin nicht durch das HR-Angebot wühlen und mühsam nach dem richtigen Fachbegriff suchen. Die Beantragung einer „Bildschirmarbeitsplatzbrille“ kann da schon daran scheitern, dass der sperrige Begriff kaum jemanden in den Sinn kommt. Ein Chatbot kann auch die Frage nach einer PC-Brille, Brille, Computerbrille etc. „verstehen“ und gleich durch den Beantragungsprozess führen. Nebeneffekt: Anruf im HR-Servicecenter gespart und zeitlich rund um die Uhr möglich, z. B. auch Abends auf der Couch über das Tablet. 
• Auswertung qualitativer Daten in realtime: Anstelle oder ergänzend zu großen Mitarbeiterbefragungen bewähren sich kurze „Pulse Checks“, online Feedbacks, Rückmeldungen zu wenigen Stimmungsfragen. Die Daten sind sofort online verfügbar, Schwanken schnell erkennbar, die Reaktionsfähigkeit wird deutlich höher, als bei Rückmeldungen im jährlichen Turnus. Zudem können solche Erhebungen mittlerweile sehr attraktiv gestaltet werden, ja dezentral zur eigenen Anwendung freigegeben werden. Endlich stehen somit auch qualitative Daten in enger zeitlicher Taktung für ein ganzheitliches HR-Controlling zur Verfügung.
• Die Analyse großer Datenmengen, insbesondere wenn es darum geht, nicht nur mit Blick in den Rückspiegel Informationen über die Vergangenheit in Kennzahlen zusammenzufassen, sondern vorausschauend auf der Basis von Mustererkennung Frühwarnindikatoren zu schaffen, ist ohne digitale Unterstützung nicht möglich. Der Umgang mit „smart Data“ ist bei personenbezogenen Daten zwar hoch sensibel, es ergeben sich aber stark nutzenstiftende Anwendungsfelder, bei denen die Daten des einzelnen Individuums gar nicht relevant sind. Weitere Ausführungen und Beispiele werden dazu in unserem Blogkapitel 3 gegeben.

Bereits mehrfach zitiert: Die Employee Expierence, positive Nutzererlebnisse lassen sich über meHRdigitale Angebote schaffen. Einfach zu bedienende Systeme, die mir in meinem Arbeitsalltag helfen, die ich persönlich als nützlich empfinde. Dies können Kleinigkeiten sein, z. B.:

• Der Expertfinder. Die gelben Seiten im Unternehmen. Ich brauch Unterstützung um einen Business Case für meinen Projektantrag zu erstellen? Der Controlling Bereich hat mir – aus welchem Grund auch immer – nicht weiterhelfen können? Online kann ich unkompliziert Kolleginnen finden, die gleiche Herausforderung bereits gemeistert haben und Unterstützung anbieten
  Nähe und Kontaktpflege in der virtuellen Welt: vom Blind Date Lunch an einem Unternehmensstandort, den ich vielleicht nur selten besuche, bis zum simulierten zufälligen Zusammentreffen an der virtuellen Kaffeemaschine: Gerade die kurzen Momente sind es häufig, die Kommunikation und Bindung fördern
• Der Anwender wird in den Mittelpunkt gestellt. Wie müssen Anwendungen konzipiert, Zugangskanäle gewählt und Benutzeroberflächen gestaltet werden, damit das Tool als nützlich empfunden wird? Grundsätzlich sollte jede Anwendung dem Goolge-Prinzip folgen: Ein Eingabefeld und ein Button. Für eine solche Bedienung benötig niemand eine Anleitung oder gar Schulung. 
• Den umfangreichen Aspekten der Employee Experience widmet sich der folgenden Blog unserer Reihe im Detail. 

Der Ausbau der Digitalisierung in und von HR lässt einen weiteren großen Nutzenaspekt erschließen: Die Begleitung der digitalen Transformation. Diese ergreift fast alle Unternehmen. Neben den IT-technischen Themen, deren Zuständigkeit zumeist klar geregelt ist, sind die einhergehenden Change Themen oftmals nicht konsequent an Verantwortung geknüpft. Wer begleitet den digitalen Wandel kompletter Geschäftsmodelle? HR steht diese Rolle gut zu Gesicht, kann hier als ganzheitlicher Transformationsbegleiter auftreten, von der strategischen Personalplanung, die die Auswirkungen der Transformation auf den Personalkörper berücksichtigt, über die Organisations- und Personalentwicklung bis zu Themen des Veränderungsmanagements. Um hier glaubhaft als Sparringsparter der Leitungsebenen fungieren zu können, sollte digitale Kompetenz vorhanden sein und vorgelebt werden. Je eher HR zum Vorreiter der Digitalisierung wird, desto eher wird es betraut werden mit neuen Aufgaben. HR hat dabei die einmalige Position, dass Digitalisierung in eigener Sache immer gleich auch für die gesamte Organisation und alle Mitarbeitenden sichtbar und erlebbar wird.