meHR-Trends: #3 Digital HR

Mensch-Maschine-Interaktion: digitale Pilotprojekte aufsetzen

Das Handy einer Mitarbeiterin blinkt auf. Neugierig schaut sie auf die Nachricht und sieht, dass sie gerade ein Feedback bekommen hat. Gespannt klickt sie auf die Vorschau: Ihr Kollege Markus war begeistert davon, welche Energie sie in den Workshop heute morgen eingebracht hat und dass er sich wünschen würde, dass sie sich in Zukunft immer so einbringen und die Kollegen mitreißen kann.

Ein schönes Beispiel dafür, wie neue Kommunikationsformen und Tools unser Arbeitsleben verändern können. Aber nur eines von vielen. Die Themenfelder und Ziele der Digitalisierung sind allen Lesern nicht neu. Es lassen sich zwei Cluster bilden: Bestehendes digitalisieren und Neues schaffen.

Digitalisierung der Personalverwaltung und -administration

Es geht darum, effizienter die gleichen oder bessere Ergebnisse zu erzielen und so mehr Freiheit für entscheidende Aufgaben zu haben. 
Prozesse - sei es Abrechnung, Arbeitgeberbescheinigung, digitale Personalakte oder Zeiterfassung - sollen weitestgehend automatisch, ohne redundante Dateneingaben, papierlos, schnell und von überall aus funktionieren.

Häufig gehen Teams dabei so vor, dass bestehende Prozesse digital abgebildet werden. Das reicht aus unserer Sicht allerdings nicht. Wenn Prozesse neu gedacht werden, ist die Chance neben einer schnelleren Durchlaufzeit auch bessere Ergebnisse, hochwertigere Daten und zufriedenere Betroffene zu erhalten. 

Ein Beispiel: Der Urlaubsantrag wird über das Mitarbeiterportal unter Angabe des Datums gestellt, automatisch genehmigt und das Team über Microsoft Teams informiert anstatt einen bestehenden Unterschriftenprozess durch ein Online-Formular mit 10 Feldern und digitale Freigaben zu ersetzen.

Innovationsprojekte im Personalmanagement

Hier geht es darum, neue Leistungen anzubieten. Dazu braucht es Ideen, aber auch deren Verwirklichung und Verprobung, denn in der Regel braucht es auch einige Fehlschläge um wirksame Erfolge feiern zu können.
Dabei hilft ein guter Methodenkoffer, aber es braucht die richtige Haltung und vor Allem die Freiheit, innovativ zu sein. Zeit, Muße und Macht spielen hierbei wichtige Rollen. Auch die Kommunikation zwischen den erfolgskritischen Bereichen und Personen ist kritisch. Gerade HR und IT sprechen oft aneinander vorbei und ziehen so - unbeabsichtigt - nicht am gleichen Strang.

Die Chance, HR und IT zusammenzubringen und bei MitarbeiterInnen und Führungskräften zu glänzen und das Arbeitsleben der Menschen im Unternehmen zu bereichern sollte uns allen den Mut verleihen, Innovationen trotz aller Hürden anzugehen!

Ein Beispiel: Eine skandinavische Firma entwickelte mit Personalern und IT anhand von Personas eine Idee für werden Eltern. Sobald diese dem Arbeitgeber mitteilten, dass sie ein Kind erwarten, wurden dem Vater bzw. der Mutter gelegentlich, pünktlich zum gemütlichen Abend zuhause auf der Couch - Informationen zu Mutterschutz, Elternzeit, Elterngeld, Empfehlungen zur Kommunikation mit der Vorgesetzten, usw. aufs Handy gepusht. Die Mitarbeiter fühlten sich in dieser intensiven Zeit eng begleitet. Das stärkt die Bindung zum Arbeitgeber.

Macht es leicht!

Manchmal weiß man nicht wirklich wo man anfangen soll, ob das aktuelle Projekt wirklich funktioniert oder ob man damit nicht alles komplizierter macht. Das geht allen so. Wichtig ist, kleine Schritte zu gehen, die sich gut anfühlen und dann nachzuhörchen und zu justieren. Dazu braucht es ein gutes Team, eine offene Kultur und manchmal einen Impuls oder eine Anleitung von Außen.

Quellen:

• Bundesverband der Personalmananager (BPM), 01/2020, Autoren der Studie die Präsidiumsmitglieder des BPM. 
• https://www.bpm.de/meldungen/die-7-hr-trends-2020-aus-sicht-des-bpm 

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