Finale unserer Reihe meHRdigital: Digitale Chancen und Trends der Personalarbeit

Wir sind es heutzutage gewohnt, in fast jeder Lebenslage auch online präsent zu sein: Die Nutzung bedürfnis-adäquater Apps zum Einkaufen, ortsunabhängige Kommunikation mit Freunden, Familie und Kollegen, Onlinebanking oder auch virtuelles arbeiten. Bestehende Verhaltensweisen, Normen und Bedürfnisse werden stetig durch die Gesellschaft hinterfragt, analysiert und letztlich durch den digitalen Wandel optimiert. Insbesondere ist das Verlangen nach digitaler Transformation durch die sich wandelnden Arbeitsweisen und -kultur im HR-Bereich angekommen. Hieraus ergeben sich neue Anforderungen an den HR-Bereich, neu und digital zu denken. 
Dazu hat unsere Blog-Reihe „meHRdigital“ die unterschiedlichen Metaebenen der Digitalisierung innerhalb des HR-Managements greifbar gemacht und etwaige Technologien, Tools, Prozesse, einschlägige HR-Software bis hin zu Datenschutz und Umsetzung der gesamten HR-Digitalisierung näher unter die Lupe genommen. Doch neben der technischen Herausforderung, das passende Toolset zu finden, muss das HR Management im Hinblick auf die Digitalisierung auch auf organisatorischer Ebene umdenken: Digitale Talente (ein-)binden, das digitale Skill- und Mindset der bestehenden Belegschaft erweitern - kurzum: Für eine Organisationskultur sorgen, welche die digitale Transformation vorantreibt. Dabei verfolgt die HR-Digitalisierung vielschichtige Nutzenaspekte wie das Generieren von Effizienz und Effektivität durch Automatisierung und Standardisierung, aber auch Nutzerzentrierung und gleichermaßen eine Individualisierung aus Sicht des Anwenders. In Zukunft können wir mithilfe digitaler Systeme nicht nur unserer Kapazitäten durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten erweitern, sondern durch den Einsatz von beispielsweise künstlicher Intelligenz (KI) oder Analyse großer Datenmengen strategisch unsere Personalarbeit nachhaltig effizient auf- und ausbauen.

Damit die HR-Digitalisierung erfolgreich implementiert werden kann, muss neben dem Wandel auf physischer Ebene durch die Einführung von Tools, z.B. zur Prozessautomatisierung, vor allem ein Wandel auf psychischer Ebene erfolgen. Ein sogenanntes „Digital Mindset“ soll eine positive Grundeinstellung zur IT im Hinblick auf den digitalen Wandel erzeugen – bei gleichzeitigem Abbau von Ängsten und einer strategischen Adaption. Dies gilt sowohl für die Organisation als auch für Führungskräfte. Letztlich sollen nämlich logischerweise nicht alle Prozessschritte 1:1 digitalisiert werden, vielmehr sollten grundsätzlich Prozesse und Strategien kritisch hinterfragt und mithilfe organisatorisch und kulturell passender Technologien zusammengefasst und neugestaltet werden. Der Transformationswille sollte in den einzelnen Köpfen gefördert werden und Denkweisen wie „Handeln statt planen“ ohne die Dinge zu zerdenken, Einzug in die Anfänge des digital Mindsets finden – Denn für jeden Wandel benötigen wir motivierte, positive Köpfe mit einer gewissen Hands-On-Mentalität. Durch die Kultivierung eines Digital Mindsets können Führungskräfte sensibilisiert- und mithin die Kreativität sowie Eigenverantwortlichkeit durch den Einsatz interdisziplinärer, agiler Teams gefördert werden. Ganz im Sinne von New Work kann damit die HR-Digitalisierung strategisch und erfolgreich umgesetzt werden. Ohne die menschliche Einbringung in die Prozesse, ist selbst die innovativste Technologie durch fehlende Handhabung zum Scheitern verurteilt. 

Anhand der vorherigen Blog-Beiträge haben wir gelernt, dass die Künstliche Intelligenz (oder AI für Artificial Intelligence) die Personalarbeit von morgen schneller, einfacher und objektiver gestalten soll. Unterschieden wird dabei zwischen schwacher und starker künstlicher Intelligenz. Schwache KI ist dabei fähig, zu gegebenen Problemen eigene Lösungen zu finden (wie z.B. Alexa, die durch Spracherkennung die Navigation heraussucht oder eigenständig Produkte vorschlägt), während starke KI nicht nur dazu fähig ist, eigene Lösungen zu finden, sondern auch neue Probleme zu erarbeiten, die sie dann löst (beispielsweise ein Google Projekt, welches durch KI selbst KI-Programme entwickeln kann). Starke KI ist jedoch nach Ansicht vieler Wissenschaftler bisher nicht wirklich existent und es ist fraglich, ob dies in absehbarer Zukunft möglich sein wird. Das sogenannte “Maschine Learning“ erarbeitet durch eine große Menge an Ergebnissen eigene Entscheidungskriterien für Fragestellungen und kann so - als Teil einer schwachen KI - bspw. die Eignung von KandidatInnen zu einer Stelle bewerten. Wir sehen, dass die KI vielfältige Einsatzmöglichkeiten mit sich bringt, wie zum Beispiel im Recruiting oder in der Personalentwicklung. Andere Technologien wie BlockChain, die eine dezentrale Speicherung von verschlüsselten Daten ermöglicht, können HR-Arbeit sicherer machen. Auch die Kombination aus Technologie bietet neue Möglichkeiten unsere Personalwelt zu revolutionieren - z.B. die Vernetzung von Robotern, Datenbanken und Virtual-Reality-Systemen um eine “Teststation” zu schaffen, die schwierige MitarbeiterInnengespräche trainiert oder Assessment-Center abbildet.

Um die Personalarbeit einzelfallabhängig mithilfe der Digitalisierung zu revolutionieren, sorgt der gezielte Einsatz passender HR-Software dafür, dass HR-Mitarbeitende und ManagerInnen Ihre Ressourcen so effizient wie möglich einsetzen können. Dazu gehört eine gezielte HR-Strategie, um das passende Tool für den jeweiligen Bereich, Branche sowie Prozesse etc. zu finden. Ob Personaladministration, Personalzeitwirtschaft & Personalabrechnung, Onboarding, Development, Talent- und Performance Management oder HR-Controlling und Analysis – Zu allem gibt es spezialisierte Lösungen mit individueller Passung. Bei der Auswahl der Software sollten sich Unternehmen grundsätzlich die Frage stellen, ob sie All-in-one-Lösungen bzw. “Suiten” (d.h. alle Anwendungsgebiete in einer HR-Sofware Lösung) bevorzugen oder doch Best of Breed (das Finden der besten Software zu jedem einzelnen Anwendungsgebiet). Aber auch die Frage nach on premise oder cloud Systemen bzw. hybriden Lösungen sollte beantwortet werden. Um die richtige Strategie und die richtigen Tools zu finden, bedarf es eines Abgleichs von IT-, HR- und Unternehmensstrategie mit den Möglichkeiten des Marktes, den Bedarfen (bspw. bzgl. der Flexibilität) sowie der Kultur.

Eine weitere Einsatzmöglichkeit und Chance der Digitalisierung im HR ist die Bereitstellung von digitalen Lernmanagementsystemen (LMS), die den Gesamtmanagementprozess von Bedarfsermittlung (TNA: Training-Needs-Analysis) bis hin zu Anmeldeprozess, Durchführung und Nachbereitung von digitalen Lerninhalten unterstützen. Dabei lassen sich LMS-Systeme eng in HR-Core Systeme einbetten. Die jüngste Entwicklung von digitalen Lernmethoden sind LXP-Systeme (d.h. Learning Experience Plattformen) die Lerninhalte vereinfachen sollen und eine Bedienungsfreundlichkeit erzeugen sollen (wo wir wieder bei der Employee Experience wären). Wir sehen künftig zwei große Entwicklungsfelder in diesem Bereich: User Interface, bspw. die tiefe Integration verschiedener Lernkompetenzen in andere Systeme durch neue Standards wie xAPI und KI & Learning, also bspw. das Einarbeiten bestimmter Lernhinhalte für Nutzer durch Mustererkennung. Auf diesem Weg können Prozesse und die Weiterbildungsadministration deutlich einfacher werden und die Nutzerorientierung steht im Vordergrund.

Auch operative HR-Service Prozesse profitieren von der Digitalisierung. Mithilfe eines gut gepflegten Organisationsmanagements als Basis für eine Vielzahl von HR-Abläufen können Daten zu Positionen für alle Prozesse zur Verfügung gestellt werden. Zugehörigkeit zu Job-Familien, Grading-Informationen und Kompetenz-Soll-Anforderungen sind nur einige Daten, die viele weitere Funktionalitäten ermöglichen. Berechtigungen zu IT-Systemen, E-Mail-Adressen, Erstellung von Ausweisen und Zutrittskontrollen können erst dann scharf geschaltet werden, wenn die Person im System angelegt und einer Position zugeordnet ist. Bekannt im Datenmanagement sind mittlerweile Self-Service-Prozesse: Mitarbeitende können ihre Adressänderungen oder neuen Bankverbindungen selbst pflegen, ihren Urlaub eintragen, ohne dass die Führungskraft hier zuvor eine Genehmigung erteilen muss und ihre Performance selbst bewerten. Auch die Entgeltabrechnung bzw. Payroll erfolgt heutzutage fast ausschließlich digital und entfaltet hohe Entlastungspotenziale, sofern die technischen Möglichkeiten ausgeschöpft werden. Auch Supportprozesse wie zum Beispiel das Datenmanagement, können insbesondere durch SelfServices ausgebaut- und manuelle Tätigkeiten reduziert werden. Aber auch durch die künstliche Intelligenz können operative Tätigkeiten- und Kosten eingespart werden, zum Beispiel durch den Einsatz von Chat-Bots. Einen der größten Effizienzhebel sehen wir in der Nutzung eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems. Die meisten Organisationen nutzen mittlerweile digitale Personalakten, was allerdings nur ein Teil eines dessen ist. Gestaltung, Aktualisierung, Erzeugung und Bereitstellung von Dokumenten gehört hier ebenfalls dazu.

Aber wie sieht so ein Support Prozess letztlich aus? Gerade im HR-Umfeld sind dokumentenbezogene Prozesse stark vertreten. Während des gesamten Employee LifeCycles muss mit einer Vielzahl von Dokumenten hantiert werden. Durch die Einbindung von Self-Services und die Anbindung von Vorsystemen können MitarbeiterInnen- und BewerberInnendaten erfasst, ergänzt und anderweitig erhoben sowie archiviert werden. Dadurch können Fehler reduziert, Zeit eingespart und der Datenschutz nach DSGVO besser eingehalten werden. Dokumenten Management Systeme (DMS) kommt eine Software zum Einsatz, die die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von diversen Dokumentenarten und deren Varianten ermöglicht sowie die Verteilung und digitalen Unterschriften. In DMS-Software laufen Prozesse standardisiert ab, Dokumente werden zentral gespeichert und revisionssicher archiviert. DMS Software sorgt für ein zeit- und ortsflexiblen Zugriff auf die Dokumente, sie können verlinkt und miteinander verknüpft werden, sodass Effizienzen in Bearbeitungsprozessen generiert und eine bessere Kundenzufriedenheit und Employee Experience sichergestellt werden. Praktische Anwendungsgebiete für HR-DMS mit hohen Potenzialen findet ihr in unserem Blogeintrag zum Digitalen Dokumentenmanagement für HR. Auch hier gibt es wieder zahlreiche DMS als HR-Suite Lösungen auf dem Markt sowie einzelne, integrierbare Lösungen. Welche Besonderheiten zu beachten sind, findet ihr auf dem eigenen Blogbeitrag hierzu. 

Auch die Berichterstattung durch die  auf Basis der Digitalisierung gewonnenen Daten sowie Reports können als HR-Support „gezogen“ werden, um beispielsweise Geburtstags- und Jubiläumsreports auf qualitativer Datenbasis nützlich aufzubereiten (People Analytics). Auch Arbeitsverstöße, Gleitzeitsalden und -kappungen oder Entgelthistorien können hier neue Anwendungsfelder mithilfe der Analyse von Daten und Mustererkennung großer Datenhaushalte greifbar machen. So können Korrelationen zwischen Führungs- und Personalarbeit durch die Datenerhebung bewiesen werden.  Es gibt zahlreiche Tools, um ad-hoc qualitative sowie quantitative Daten zu erheben. Ein Beispiel hierfür wären Spot-Befragungen, die anlassbezogen wertvolle Xperience-Daten liefern und prozessorientierte Tools, die umfangreiche Operative-Daten aufzeigen. Natürlich gehen mit People Analytics auch vielerlei Herausforderungen einher, die wir in dem eigenen Blog-Beitrag hierzu beleuchten. Letztlich kann bei People Analytics eine enorme Nutzensteigerung entstehen, wenn die Verbindung datengeschützter Evidenz und menschlicher Verantwortung sich ergänzen und mithin die Kreativität durch das Fördern des digitalen Mindsets sichergestellt werden.

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