meHRdigital: #2.4 Digitalisierung mit SAP HCM

SAP HCM ist eine der meist eingesetzten HR-Software-Lösungen - Ein Überblick
 

Im letzten Blogbeitrag wurde das Thema HR-Software und Suiten behandelt. Wenn über dieses Thema gesprochen wird, kommt man über kurz oder lang auch bei SAP-HCM und deren diversen Modulen vorbei. Hier geben wir Euch einen Überblick darüber, was SAP HCM kann, welche Fallstricke es gibt und wie es mit der Software weitergeht.

Mit einem Irrglauben möchten wir direkt aufräumen: "SAP bietet doch nur veraltete Oberflächen!"

Diese Zeiten sind lange vorbei. Mit der Einführung der SAP Fiori Technologie wurde ein großer Schritt in Richtung intuitive Bedienbarkeit gemacht. Mitarbeiter können ihr Launchpad, welches responsive auf jedem mobilen Device verfügbar ist, aufrufen. Mit diesem Launchpad lassen sich diverse ESS/MSS Anwendungen abbilden. Diese lassen sich durch diverse Add-Ons auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden erweitern.

SAP HCM bildet ein stabiles Fundament für die Abbildung gesetzeskonformer HR-Kernprozesse in der Personaladministration (Modul PA), der Entgeltabrechnung (PY) und der Zeitwirtschaft (PT).

Darin liegt aus unserer Sicht nach wie vor die größte Stärke der onPremise Version des SAP HCM. Gerade die hohe Anpassungsfähigkeit, Detailliertheit und Integration mit der diese Prozesse im Spannungsfeld Individualisierung und Gesetzeskonformität abgebildet, digitalisiert und automatisiert werden können, war und ist auch heute noch häufig einer der Treiber auf SAP HCM für diese Themen zu setzen.

Personaladministration
Die Anlage von Mitarbeiterdaten an einer zentralen Stelle, deren Pflege und das Verteilen in andere Systeme ist mittlerweile kein Alleinstellungsmerkmal mehr für die Produkte der SAP HXM (v.A. eben SuccessFactors und HCM). Was SAP HCM hier aus unserer Sicht besonders macht, sind zwei Punkte: einfache Integration eigener Daten und Änderbarkeit am Ort des Entstehens.

(Fast) alle Daten zu MitarbeiterInnen werden in sg. Infotypen abgebildet. Ein Infotyp repräsentiert eine Art Muster für einen Datensatz, also beispielsweise Adresse oder Bankverbindung. Diese Infotypen organisiert SAP in Zeitscheiben bzgl. ihrer Gültigkeit. Ich kann Daten also historisieren, aber auch in die Zukunft gerichtet anlegen und entsprechend beides auswerten. SAP liefert bereits viele Infotypen aus, die nach best-practices gebraucht und eingesetzt werden können. Allerdings braucht es manchmal eben auch weitere Daten, die dann in "kundeneigenen" Infotypen definiert und abgelegt werden und gemeinsam mit allen anderen Daten direkt auswertbar und verfügbar gemacht werden können.

All diese Daten können - dank moderner Self-Services und Technologien wie Fiori und UI5 aber auch automatisierten Workflows direkt im System - auch direkt am Ort des Entstehens gepflegt werden. Die Führungskraft pflegt den gewünschten Bonus, der Fuhrparkmanager den neuen Dienstwagen und der Mitarbeiter seine Adresse während die Personalreferenten die tarifliche Veränderung im System pflegen. Alles mögliche Beispiele, die zeigen, dass auch für Kernprozesse keineswegs immer HR die Datenpflege selbst übernehmen muss. Oft reichte eine Anreicherung eine Freigabe oder eine Info.

Ein Beispiel für das Zusammenspiel im Bereich Individualisierung ist der Impfstatus von Mitarbeitenden. Wenn ihr den Covid-Impfstatus für die Belegschaft erfassen wollt, kann dies bspw. über einen eigenen Infotypen und einen Self-Service gehen, bei dem die MitarbeiterInnen ihre Impftermine, Impfstoff und die Datenschutzerklärung zu diesen Daten eintragen und ihr könnt diese Daten dann verwenden, um im BGM gemeinsam mit dem Betriebsarzt zu prüfen, wem noch eine Impfung angeboten werden kann und wie viel Kapazität es bedarf.

Um die HR-Kernprozesse in der Entgeltabrechnung noch effizienter gestalten zu können, werden diverse Add-Ons angeboten. Diese ermöglichen es einem von der Automatisierung der Auswertungen bis zur grafischen Aufbereitung eines Organigramms das System anzupassen.

Zeitwirtschaft
Viele Standorte, 4 Schichtmodelle, diverse Betriebsvereinbarungen über mehrere Firmen und Bundesländer hinweg und Negativzeitwirtschaft mit Vertrauensarbeitszeit in der Verwaltung: Das ist in vielen Firmen Realität. 
Derart komplizierte Konstrukte abzubilden bedarf viel Zeit, Wissen und einem System, dass dies nicht nur möglich, sondern auch nachvollziehbar und wartbar macht. Durch Schemen und Regeln sowie diverse Gruppierungsmöglichkeiten mach SAP HCM dies greifbar und so neben der Erfassung auch die Bewertung von Zeiten und deren voll integrierte Überführung in die Abrechnung gangbar.

Aber Achtung: Kompliziert bleibt kompliziert und die Kenntnisse die für eine Einrichtung und Pflege des Systems nötig sind, sind umfänglich und wenig verfügbar. Es lohnt also in Vereinfachung und Einheitlichkeit innerhalb des Unternehmens zu investieren.

Entgeltabrechnung
Der Entgeltprozess ist das Steckenpferd des Systems und so bietet er viele Funktionen, wie u.A. Bruttoabrechnung mit automatischer Lohnfindung, volle Brutto-/Nettorückrechnung, freie Gestaltung des Abrechnungsformulars, Datenaustausch mit Banken, SV-Trägern, Finanzverwaltung, also die gesamte Behördenkommunikation, Überleitung in die Buchhaltung (direkt integriert wenn SAP), umfangreiches Bescheinigungswesen, Steuerbesonderheiten inklusive Permanenz, Pfändungsabwicklung, Altersteilzeit, bAV.
Ergänzt durch die Self-Services ein stabiler halt für die Kernprozesse von HR.

Dank modernen Technologien kann die bereits etablierte Teil-Automatisierung der Abrechnung mit modernen Oberflächen, wie dem Payroll-Control-Center oder successfactors EC Payroll ergänzt werden.

Mit einem starkem Prozess-Framework lassen sich alle HR-Prozesse abbilden. Trotz des hohen Grades an Anpassungsmöglichkeit sollten die Prozesse vor deren Abbildung überarbeitet werden und nicht 1 zu 1 übernommen werden. Es lohnt sich, Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren oder manchmal auch ganz neu zu denken, im Zuge einer Digitalisierung.

Alle SAP HXM Produkte bieten gute Integrationen und eine Vielzahl nützlicher AddOns. Dokumentenmanagement, elektronische Personalakten oder KPI-Dashboards seien hier exemplarisch ebenso erwähnt wie Schnittstellen zur Buchhaltung, Bewerbermanagement-Systemen oder einer Active-Directory und Microsoft-Office sowie IdentityManagement. 
Neben den standardisierten Schnittstellen, sind auch individuelle Schnittstellen immer möglich, um redundante Datenerfassung, manuelle Fehler und Medienbrüche zu vermeiden.

Für alle Prozesse neben den o.g. Kernthemen bietet SAP HCM aktuell nur noch einen kleinen Umfang an Standard-Lösungen. Gerade wenn es um Recruiting, Performance, Learning oder Reisekosten geht stehen andere Tools im Fokus der SAP. Allen voran natürlich SuccessFactors. Ein SAP HCM System mit seinen HR-Kernprozessen wird in einer Hybridlandschaft durch die SaaS SAP SuccsessFactors und SAP Concur ergänzt. 
Beide Anwendungen können über Schnittstellen an ein bestehendes SAP HCM angebunden werden, sodass keine Redundante Datenpflege vorgenommen werden muss. Durch die modernen Oberflächen können Führungskräfte und Mitarbeiter einfach in die gesamten HR-Prozesse einbezogen werden.

Diese Bereiche möchten wir an dieser Stelle nicht vertiefen, denn heute geht es um SAP HCM. Aber gibt es dafür eigentlich noch eine Zukunft?

Die kurze Antwort: Ja, es ist weiterhin ein strategisches Produkt. Durch die Weiterentwicklung des heutigen SAP HCM onPrem zu SAP HCM for S/4 HANA bleibt SAP HCM für die Kernprozesse im Fokus der SAP - gedanklich als ergänzend zu SuccessFactors mit dem die SAP HXM als Ganzes neu denken möchte.

Rund um das Thema HXM -Suite, hybride Szenarien und die Wege zu den neuen Landschaften geschieht aktuell viel. Dazu zählen neben Investitionszusagen, Aufkäufen, Neuauflagen von Integrationssoftware (SAP CloudPlatform wird Teil der SAP Business Technology Platform) auch Programme wie HXM Move.

Beim Blick auf eine HR-IT-Landschaft geht an hybriden Lösungen also kaum ein Schritt vorbei. Dabei können hybride Lösungen durchaus im Rahmen einer gesamten SAP HXM -Suite abgebildet werden, aber auch durch andere Anbieter ergänzt oder Teile ersetzt werden. 

Quellen / Links:

• Danielle Larocca (2021) https://www.epiuselabs.com/de/lets-talk-hcm/was-ist-hxm-move 
• https://www.sap.com/products/cloud-platform.html 
• Guide SAP HXM Move: What every SAP ERP HCM customer needs to know

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