meHRdigital: HR & die digitale Transformation

Neuer Wein in alten Schläuchen oder radikaler Umbruch für HR?

Alle Welt redet von Digitalisierung. Auch zur weiteren Optimierung der Personalarbeit ist das Thema in der Prioritätenliste ganz nach oben gerutscht. Doch während die Digitalisierung in vielen Unternehmensteilen auf Hochtouren läuft, ja ganze Geschäftsmodelle verändert, steckt sie im HR-Bereich trotz zunehmender Beschleunigung noch immer in den Kinderschuhen. So gibt eine der vielen HR-Studien^[1] Einblick in den Status in Deutschland: Nur etwas mehr als ein Drittel der Befragten (37 %) sieht sich bei der digitalen Transformation auf einem guten Weg. Die Hälfte (51 %) hat sich auf den Weg begeben, sieht aber erhebliches Verbesserungspotential. In 13 % der Unternehmen wird dem Thema nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Und nur 4 % nutzen vorausschauende HR-Analysen, um zukünftige Entwicklungen besser einschätzen und Entscheidungen entsprechend treffen zu können.

Neben den nicht erschlossenen Digitalisierungspotentialen zur Erhöhung der Effizienz, der Verbesserung von Entscheidungen und zur Steigerung der Employee Experience stellt sich die Frage, wie sich das Personalmanagement als Treiber der digitalen Transformation in der Organisation positionieren kann, wenn der Bereich hier selbst so schlecht aufgestellt ist. HR wird diese Rolle nicht glaubhaft übernehmen können, wenn der Entgeltnachweis immer noch im kaum lesbaren Layout, wohlmöglich auch noch auf Papier, vorliegt, der gelbe Zettel der Krankschreibung noch per Briefpost eingereicht, die Reisekostenabrechnung nur mit papierhaftem Originalbeleg funktioniert und die Anforderung eines Zwischenzeugnisses zwei Monate dauert.

#1 Fundament: Wofür der ganze Aufwand?
Treiber & Nutzen, Digitalisierungspotential und Employee Experience

Die Digitalisierung im HR-Bereich hebt Effizienzen, erhöht die Transparenz, verbessert Entscheidungen und schafft gänzliche neue Möglichkeiten. Viele Themen werden erst durch umfangreichere Datenbasen und entsprechende Analysetools möglich. Gerade die hohe Homeoffice Quote zu Pandemiezeiten zeigt, dass virtuelle Zusammenarbeit dank digitaler Tools ermöglicht wird. Oftmals hören wir aber Sorge, dass die Mitarbeitenden aber zukünftig ihre HR-Themen gerne wieder persönlich mit echten Menschen erörtern möchten, es wird befürchtet, dass bei weiterer Digitalisierung hierfür demnächst Siri oder Alexa einspringen. Doch Digitalisierung führt nicht zwangsweise zu einer niedrigeren Zufriedenheit mit der Darreichungsqualität von HR-Leistungen. Oftmals kann die Nutzerorientierung deutlich gesteigert werden. Neue Lösungen schaffen - richtig gemacht - positive Erlebnisse. “Employee Experience” als Treiber der Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität insbesondere für die „Digital Natives“ erhält einen hohen Stellenwert. Digitale Kompetenzen werden gefördert, womit auch die generelle Akzeptanz für eine Digitalisierung im Unternehmen steigt. Als Mindestmaß gilt hier, das digitale Niveau des privaten Umfeldes auf die Arbeitswelt zu übertragen. Schaffen wir es, im Arbeitsalltag ebenso häufig digitale Anliegen über mobile Devices abdecken zu können, wie im privaten Kontext?

#2 Technologie & Tools: So viele bunte Tools, gibt es da Unterschiede?
HR-Technologien & Software, Künstliche Intelligenz und Umsetzungsbeispiele 

Mit dem passenden Einsatz von HR-Technologien, HR-Software und künstlicher Intelligenz ist es möglich, HR-Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und die Employee Experience zu steigern. Durch eine systematische Erhebung und Auswertung von Daten können wertvolle Erkenntnisse gewonnen und die Entscheidungsfindung verbessert werden. Der exponentielle technologische Fortschritt sowie die Vielfalt von HR-Lösungen gestalten es jedoch schwierig, den Überblick zu behalten: Welch HR-Technologien gibt es für was? Welche Vor- und Nachteile sollten bei on-premise vs. Cloud bzw. all-in one und best-of breed HR- Lösungen in Betracht gezogen werden? In welchen HR-Bereichen können künstliche Intelligenz, Machine Learning und Chatbots eingesetzt werden? Vor der Auswahl der für ein Unternehmen geeigneten HR-Lösungen ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis der vielfachen Möglichkeiten und Potentiale zu haben. 

#3 HR-Prozesse: Für welche Prozesse ist Digitalisierung überhaupt relevant?
Digitalisierungspotentiale von HR-Prozessen

Digitalisierung bedeutet, Prozesse neu aus einer ganzheitlichen Perspektive zu überdenken, Medienbrüche zu vermeiden, aussagekräftige Daten zu erheben und wertschöpfend zu nutzen. Auch geht es darum, die Einsatzmöglichkeiten von künstlicher Intelligenz, Robotik Process Automation, maschinellem Lernen und Advanced Analytics zu beurteilen. Da Reifegrade und entsprechende Potentiale sich von Prozess zu Prozess unterscheiden, ist es wichtig, diese für die einzelnen Prozess-Cluster bzw. Prozesse zu identifizieren.

#4 Organisation & People: Software, Hardware, noch wer?
Ohne digitalem Mindset keine Digitalisierung

Neben der „technischen“ Digitalisierung gibt es weitere Felder, die im Gesamtzusammenhang neu betrachtet werden sollten: das organisatorische Umfeld, die Führungskultur und das notwendige Mindset, die Rolle von HR als Treiber der Digitalisierung, das Verständnis von Arbeit und Zusammenarbeit, Kompetenzerwerb und entsprechende Entwicklungspfade. Denn: Die Digitalisierung von Prozessen und das Ausschöpfen neuer Technologien ist erst dann wirksam, wenn der Mindset dazu passt, die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind und es eine unterstützende Struktur- und Kultur gibt, denn ohne die richtige eReadness werden teure Digitalisierungsprojekte scheitern.

#5 Datenschutz: Da war ja noch so ein lästiges Thema …
Datenschutz und gesetzliche Regularien

Die Berücksichtigung des Datenschutzes und neuer gesetzlicher Regularien für den Umgang mit personenbezogenen Daten ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Häufig werden Digitalisierungsprojekte durch fehlende Kenntnis, einem generellen Misstrauen gegenüber Datenhaltung, -speicherung und -auswertung sowie dem einhergehenden Respekt vor datenschutzrelevanten Themen verlangsamt. Ein Grundverständnis datenschutzrechtlicher Möglichkeiten kann aber nur auf einem Grundverständnis der technologischen Potentiale aufbauen. 
Auch wenn unser ausgefeilter Datenschutz so manches Mal lästig erscheint, so bietet er doch die Möglichkeit, mit digitaler Selbstbestimmtheit Vorreiter zu werden mit neuen Konzepten für einen (eigen-)verantwortlichen Umgang mit personenbezogenen Daten.

#6 Umsetzung: Und wie geht man das große Thema jetzt konkret an? 
HR-Digitalisierungsstrategie, Softwareauswahl, Implementierung & Change 

Der letzte Teil der meHRdigital Blog-Serie widmet sich der Umsetzung. Eine ganzheitliche HR-Digitalisierungsstrategie soll vermeiden, dass Initiativen ausschließlich nach situativem Bedarf und aus isolierter Sicht betrieben werden, was wiederum zu verschlimmbesserten HR-IT Landschaften und negativem Nutzererlebnis führen kann. Bei der HR-Softwareauswahl gilt es iterativ vorzugehen, denn wie kann ich Anforderungen an eine HR-Lösung beschreiben, wenn ich das Potential nicht kenne? Die Implementierung sollte auf einer validen Roadmap basieren: Wo fange ich an? Gehe ich nach dem klassischen Wasserfallmodell vor, oder bringen schnelle Prototypen, die iterativ optimiert werden, einen meHRwert? Und schließlich geht es um Change als wesentlichen Erfolgsfaktor. Zu oft haben wir erlebt, dass Prozesse neu definiert und in einer lang ausgesuchten HR-Lösung umgesetzt wurden, die User Akzeptanz aber so gering war, dass die neue HR-Lösung nicht genutzt, sondern auf alte Tools zurückgegriffen wurde. 

Quelle: 

• [1] forcont business technology gmbh & Martin-Luther Universität Halle-Wittenberg, 2020, HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit.

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