Workation: Welche Vor- und Nachteile gibt es und was sollte vorab geklärt werden?

Veröffentlicht am 09.05.2023

Viele haben bereits von dem Trend Workation gehört, der mittlerweile in aller Munde ist. Hierbei handelt es um die Kombination aus Reisen und Arbeiten. Anstatt, wie üblicherweise einen Urlaub zu nehmen, reisen Mitarbeiter*innen an einen anderen Ort und arbeiten aus der Ferne remote. Diese Verschmelzung ist eine neue Realität, die Unternehmen und Arbeitnehmer*innen akzeptieren müssen, um den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden.

Konzeptbild Arbeitsplatz Strandurlaub mit Laptop und Kaffee

Wie viele Trends wurde dieser ebenfalls in der Pandemie vorangetrieben und hat die Themen, die in früherer Betrachtung gegensätzlicher nicht sein konnten, zusammengebracht. In dem vergangenen Jahrzehnt war bereits „Work and Travel“ ein Begriff, den viele kannten und einordnen konnten. Dabei ging es um die Finanzierung von Reisen durch Gelegenheitsjobs vor Ort. Der große Unterschied zu Workation ist, dass dies für Arbeitnehmer*innen gerichtet ist, die bereits eine*n Arbeitgeber*in haben und Remote arbeiten können. Es geht mehr um das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen während des Arbeitens, dass durch den Tapetenwechsel mit besserem Klima und Urlaubsgefühlen einige Vorteile mit sich bringt. Mitarbeiter*innen bietet durch die Nutzung von Workation Abwechselung bei der Arbeit.

Hier findest du den Erfahrungsbericht von Katalina

Vorteile

Durch den Tapetenwechsel, mit dem meist besseren bzw. gewünschten Klima kann Workation für den*die Mitarbeiter*in Vorteile wie Abwechslung, Inspiration, Kreativität, Flexibilität, Experimentierfreude und Work-Life-Balance bieten und fördern. Durch die Möglichkeit den Urlaub mit der Arbeit zu verbinden, können Arbeitnehmer*innen eine höhere Motivation entwickeln sowie eine gesteigerte Arbeitsproduktivität aufweisen.
Häufig gibt es für explizite Workation-Anbieter*innen attraktive Arbeitsplätze in Hotels, um die Arbeit angenehm zu gestalten.
Zudem können auch Arbeitgeber*innen, durch die Möglichkeit bzw. das Angebot von Workation profitieren, da es ihnen hilft, Mitarbeiter*innen zu halten und ihre Arbeitgebermarke zu stärken.

Nachteile

Allerdings gibt es wie in den meisten Themen und neuen Trends Risiken die das Unternehmen als auch der*die betroffene Mitarbeiter*in haben. Workation kann auch Druck verursachen und unerwünscht in das Privatleben der Mitarbeiter*innen eindringen. Einige Mitarbeiter*innen können sich möglicherweise von ihren Kolleg*innen wegen ihrer Teilnahme an Workation kritisch beäugt fühlen. Weitere kritische Punkte sind mögliche technische Probleme, wie ein schlecht ausgebautes Netz in gewissen Ländern und Orten, dass die Arbeit aktiv beeinträchtigen kann, oder auch die zahlreichen Ablenkungsmöglichkeiten durch die ungewohnte oder unpassende Umgebung, sowie durch neue Bekanntschaften oder Freunde, die einen auf der Reise begleiten. Je nach gewohnter Kommunikation mit dem*der jeweiligen Arbeitgeber*in hat dieser wenig, bis keine Einblicke welche Aufgaben in der Zeit erledigt werden und ob aktiv gearbeitet wird.
Insbesondere Ablenkung, technische Probleme und Isolation des*der Mitarbeiter*in spielen hierbei eine Rolle.

Rechtliches

Zudem muss bei beruflichen Tätigkeiten im Ausland zusätzlich die Frage geklärt werden welche rechtlichen Besonderheiten beachtet werden müssen. Dazu zählt das anwendbare Recht, sowie sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Punkte.

Anwendbares Recht
Um sicherzustellen, dass geltende Bestimmungen eingehalten werden, sollten Arbeitgeber*innen vertraglich festlegen, dass Arbeitnehmer*innen ihren Aufenthaltsort mitteilen müssen. Zudem ist es empfehlenswert, vorab festzulegen, welche Länder und Aufenthaltsdauer erlaubt sind. Dadurch können ungünstige Regelungen vermieden werden.
Um den Mehraufwand der Klärung durch HR so gering wie möglich zu halten, sollte man in Betracht ziehen Workation-Aufenthalte auf die EU-Mitgliedsstaaten zu begrenzen, da sich die Regeln außerhalb der EU erheblich unterscheiden können. Außerdem sollte geprüft werden, ob eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Workation erforderlich ist.

Sozialversicherungspflicht
Bei Workation müssen Arbeitgeber*innen einige Fallstricke im Rahmen der Sozialversicherung vermeiden. Vor der Umsetzung muss HR klären, welches Sozialversicherungsrecht während der mobilen Arbeit im Ausland greift und ob es zu einer Verschiebung des bisher anwendbaren Sozialversicherungsrechts kommt. Im Grundsatz gilt in der Sozialversicherung nämlich das Territorialitätsprinzip (auch Beschäftigungslandprinzip genannt), wonach der*die Arbeitnehmer*in dem Sozialversicherungsrecht des Landes unterfällt, in dem die Tätigkeit physisch ausgeübt wird. Allerdings können dabei Ausnahmen bestehen.

Um vorübergehend im EU/EWR-Ausland tätig zu werden, muss vor Aufnahme der Arbeit eine sogenannte A1-Bescheinigung beantragt werden. Diese Bescheinigung dient als Nachweis gegenüber den ausländischen Behörden, dass weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaats (Deutschland) gilt. Falls die Tätigkeit in einem Drittstaat stattfindet, müssen entsprechende Bescheinigungen je nach Drittstaat beantragt werden. Zusätzlich können je nach Beschäftigungsstaat weitere Meldepflichten nach nationalem Recht gelten, die bei der Entsendung eines Arbeitnehmers zu beachten sind und bei Nichteinhaltung mit Bußgeldern belegt werden können. Arbeitgeber sollten daher die entsprechenden Nachweis- und Meldepflichten im Einzelfall vor Antritt der "Workation" prüfen.

Steuerrecht
Steuerrechtlich stellt sich dagegen die Frage, ob Arbeitnehmer*innen im Falle einer Auslandstätigkeit weiterhin in Deutschland oder im jeweiligen Zielland Einkommensteuer zu zahlen hat.
Nach § 1 des Einkommensteuergesetzes besteht in Deutschland eine unbeschränkte Steuerpflicht, wenn der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des*der Arbeitnehmer*in in Deutschland ist. Bei der steuerlichen Veranlagung sind jedoch etwaige Besonderheiten und etwaige Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den Verwendungsländern zu berücksichtigen. Auch sollte nach den Rechtsgrundsätzen des jeweiligen Tätigkeitsortes beurteilt werden, ob die jeweilige Tätigkeit eine steuerliche Betriebsstätte im Ausland begründen könnte. Auch die weitreichenden steuerrechtlichen Aspekte sollten eingehend geprüft werden.

Gemäß § 1 des Einkommenssteuergesetzes besteht im Grundsatz eine uneingeschränkte Steuerpflicht, wenn ein*e Arbeitnehmer*in entweder einen Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthaltsort in Deutschland hat. Allerdings müssen bei der steuerrechtlichen Bewertung gegebenenfalls Besonderheiten sowie etwaige Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den Einsatzländern berücksichtigt werden. Wird die Grenze von 183 Tagen überschritten, kann das ausländische Steuerrecht anwendbar sein. Darüber hinaus ist es notwendig, die rechtlichen Grundsätze des jeweiligen Tätigkeitsortes zu berücksichtigen, um festzustellen, ob durch die Tätigkeit im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte begründet wird. Es ist daher ratsam, auch die weitreichenden steuerrechtlichen Aspekte im Detail zu überprüfen.

Was nehmen wir mit? 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workation eine einzigartige Möglichkeit ist, Arbeit und Reisen miteinander zu verbinden, die sowohl Vor- als auch Nachteile bietet. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile dieses Modells abzuwägen und sicherzustellen, dass es mit der eigenen Work-Life-Balance in Einklang steht und arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundsätze berücksichtigt werden. Es spielt dabei nicht nur eine Rolle, welche gesetzlichen Regelungen im Inland (Wohnort) gelten, sondern in dem jeweilige Aufenthaltsland. Gemeinsam mit HR sollten Arbeitgeber*innen festhalten, welche Regelungen bei Workation eingehalten werden müssen, um die Interessen der Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*innen zu wahren.
Zudem sollte sich jede*r Arbeitnehmer*n überlegen, ob es lohnend ist eine Auslandsversicherung für den Workation-Aufenthalt abzuschließen – keine Pflicht.

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